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メールはすべて破棄すること

 メールソフトの種類にもよりますが、その要領には自ずと限界があります。
 役職や担当業務によっては、一日に数十通を越えるケースも珍しくはありません。
 私もかつては営業部に所属したこともあり、そのメールの多さに疲れていました。

 さて、本題ですが、「メールはすべて破棄すること」に私は取り組んでいます。

 紙媒体で来る書類とのアナロジーで行けば、メールははがきや封書です。これを整理したつもりで書棚などに分けていくことを想像すると、どんどんと場所が必要になってくることは容易に想像がつきます。

 このどんどん増えていくことは、単純に自分が整理していない結果とも言えます。書類では、「1ヶ月(3ヶ月)見なかった書類は捨てても大丈夫」などど言われることがあります。

 メールも同じではないでしょうか?

 私の場合、重要なメールはPDFに変換して保存し、判断に迷うグレーゾーンのメールはそのままバックアップを取り、メールソフトからは削除してしまっています。

 これにより、メールソフトの動きは軽いし、必要案件だけが残っているので、探すのも時間もかかりません。

 整理できていない状態も許容できるメールソフトの功罪、とらえ方は人それぞれですが、少なくとも整理できていないことをコンピュータに任せる一方で、たとえばコストダウンを語るのはナンセンスのような気がしています。

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